Zentrale Vergabestelle-BMEL

Neben der BLE selbst nutzen 22 weitere Einrichtungen den professionellen Vergabeservice der ZV-BMEL. Zum Kundenkreis zählen zum einen der gesamte Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) sowie dessen Zuwendungsempfänger. Zum anderen wurden mit dem Bundeskanzleramt (BKAmt), dem Bundespräsidialamt (BPrA), dem Bundesrechnungshof (BRH), der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA) und der Stiftung Wissenschaft und Politik (SWP) Dienstleistungsvereinbarungen zur Durchführung von Vergabeverfahren abgeschlossen. Und das aus gutem Grund!

Unser Anspruch: Ihre Zufriedenheit

Schließlich basieren alle Vergabeverfahren für vom Bund finanzierte Einrichtungen (öffentliche Auftraggeber) auf einer Vielzahl von Rechtsvorschriften. Für den "Gelegenheitsbeschaffer" kann es herausfordernd und zeitaufwändig sein, den Überblick zu behalten und ein Vergabeverfahren sowohl effizient als auch rechtssicher durchzuführen. Derartige Sorgen haben die Kunden der ZV-BMEL nicht: Denn die ZV-BMEL

• setzt sich intensiv mit den Anliegen ihrer Kunden auseinander,
• berät während des gesamten Prozesses in allen Beschaffungsfragen und
• steht für rechtssichere und gleichzeitig zügige Auftragsabwicklung.

Einer der größten Pluspunkte ist dabei die durchgehend direkte Kommunikation zwischen den Kunden und den erfahrenen Vergabeteams der ZV-BMEL. So können Probleme sofort angesprochen und Lösungen gemeinsam erarbeitet werden.

Kontinuierliche Verbesserung unserer Prozesse

Denn auch nach inzwischen rund 7.000 erfolgreich durchgeführten Vergabeverfahren wird die eigene Arbeit von der ZV-BMEL regelmäßig überprüft. Auf diese Weise werden die Prozesse kontinuierlich optimiert. Zudem dienen regelmäßige Kundenbefragungen mit sehr guten Ergebnissen dazu, den Austausch und die Prozesse zu optimieren. So manche konstruktive Kritik hat die Zusammenarbeit zwischen den Partnern sogar noch verbessert.

Strategisch einkaufen und agieren

Weiterhin bündelt die ZV-BMEL die Bedarfe aller Einrichtungen, die über die ZV-BMEL beschaffen, soweit möglich, um effiziente Prozesse weiter zu fördern und Ressourcen auf allen Seiten zu schonen. Die ZV-BMEL übernimmt und/ oder unterstützt zudem in weiten Teilen die Vertragsverwaltung, damit unter anderem ein lückenloser Bedarf gewährleistet werden kann.

Wissenstransfer

Darüber hinaus werden bei Bedarf interne und externe Schulungsmaßnahmen sowie speziell konzipierte Workshops durchgeführt. Die Bedarfsträger werden in allen vergaberechtlichen Angelegenheiten unterstützt.

Transparenz bei allen Schritten

Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet, alle Liefer-, Bau- und Dienstleistungen durch ein transparentes Verfahren zu beschaffen. So verlangt die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), dass die Leistung "eindeutig und erschöpfend" beschrieben werden muss. Die erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZV-BMEL unterziehen deshalb alle Leistungsbeschreibungen einer ausgiebigen Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung. Erst wenn sie die beschriebene Leistung klar nachvollziehen können und keine Fragen mehr haben, wird die Ausschreibung veröffentlicht.

Alle Verfahrensschritte werden schriftlich dokumentiert. So ist sichergestellt, dass die Verfahren jederzeit nachvollziehbar sind, was unter anderem die problemlose Prüfung der Verfahren durch den BRH oder die interne Revision sicherstellt.

Nachhaltig einkaufen

Auch das Thema Nachhaltigkeit hat im Beschaffungsprozess inzwischen einen hohen Stellenwert in der Beschaffung. Daher wurde eine Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung im Geschäftsbereich des BMEL (KNB-BMEL) eingerichtet, die in der ZV-BMEL angesiedelt ist. Zu ihren Aufgaben gehört unter anderem die Beratung, Unterstützung und Information der Kunden auf allen Stufen des Vergabeverfahrens zum Thema nachhaltige Beschaffung mit dem Ziel, die Beschaffungen zunehmend am Leitprinzip der Nachhaltigkeit auszurichten. Damit soll sichergestellt werden, dass Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte und die Vielzahl der aktuell gültigen gesetzlichen Regelungen und Fachprogramme – soweit einzelfallbezogen gültig und angemessen – berücksichtigt werden.

Mehr-Augen-Prinzip für größtmögliche Rechtssicherheit

In der ZV-BMEL gilt grundsätzlich das Mehr-Augen-Prinzip. Alle Schritte eines Verfahrens – Erstellung der Vergabe- und Vertragsunterlagen einschließlich Bekanntmachung, Öffnung, Prüfung und Wertung sowie Zuschlagserteilung – werden mehrmals kontrolliert.

Die Bearbeitung der Verfahren findet in Zweier- oder Dreier-Teams statt: Eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter im Team ist stets hauptverantwortlich für die Durchführung des Verfahrens, die Teampartnerin bzw. der Teampartner prüft die Unterlagen auf Fehler und Unklarheiten. Anschließend erfolgt eine weitere Prüfung durch die Sachgebietsleitung und in bestimmten Fällen durch die Referatsleitung. Gerade bei Verfahren oberhalb der Schwellenwerte gemäß § 106 GWB werden vor Veröffentlichung oder Versendung der Vergabe-und Vertragsunterlagen an potenzielle Bieter diese zudem durch das interne Rechtsreferat einer zusätzlichen Prüfung unterzogen. So werden vor allem im Vertrag juristische Unklarheiten aufgedeckt und rechtzeitig behoben. Dadurch wird ein Höchstmaß an Rechtssicherheit erzielt.

Kontakt

Für Ihre Fragen zum Thema stehen wir Ihnen gern auch telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung.

Zentrale Vergabestelle
Tel. 0228/ 68 45-31 72
Fax 030/ 18 10 68 45-33 79
E-Mail: beschaffung@ble.de

Hier finden Sie unsere weiteren Ansprechpartner/-innen nach Teams geordnet.

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